Polityka prywatności serwisu Narady

Dane konta i korespondencji

Przy zakładaniu konta przetwarzamy adres mailowy, zabezpieczoną postać hasła, dane potwierdzenia adresu i informacje o utworzeniu oraz obsłudze konta. Przy korzystaniu z zespołu przetwarzamy także informacje o członkostwie i nadanych rolach w zakresie funkcji planu.

W korespondencji przetwarzamy adres nadawcy, treść wiadomości, przekazane załączniki i informacje potrzebne do rozwiązania sprawy. Prosimy nie przesyłać haseł, kodów potwierdzających ani materiałów narad, jeśli nie są potrzebne do obsługi zgłoszenia.

Dane abonamentu i rozliczeń

Przetwarzamy wybrany plan, okres rozliczeniowy, wykorzystanie limitu, informacje o zamówieniu, płatnościach, anulowaniu i dokumentach rozliczeniowych. Faktura VAT wymaga danych identyfikacyjnych oraz rozliczeniowych wskazanych przez klienta i wymaganych przepisami.

Dane z nagrań i dokumentów

Przekazany plik może zawierać głos, wypowiedzi, dane identyfikacyjne uczestników, stanowiska, informacje o pracy, decyzjach i zadaniach oraz inne dane ujawnione podczas rozmowy. Transkrypcja i protokół mogą zawierać te same dane, w tym listę obecności, odpowiedzialnych i terminy.

Materiał może ujawnić dane szczególnie wrażliwe dla uczestników lub informacje poufne. Organizator powinien ograniczyć nagranie do potrzebnego zakresu i ustalić odpowiednią podstawę przetwarzania, także gdy treść obejmuje szczególne kategorie danych. Nie należy nagrywać takich informacji tylko dlatego, że serwis umożliwia przesłanie pliku.

Podział na mówców służy uporządkowaniu wypowiedzi. Nie zastępuje potwierdzenia tożsamości uczestników ani sprawdzenia listy obecności przez organizatora.

Dane techniczne i źródło wejścia

Przetwarzamy adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane sesji oraz zdarzenia potrzebne do bezpieczeństwa i działania serwisu. Możemy zapisać stronę rozpoczęcia rejestracji oraz parametry źródła wejścia przekazane w adresie strony, aby ocenić, skąd pochodzi zapis. Nie oznacza to stosowania reklamowych plików cookies ani śledzenia użytkownika na innych stronach.

Prowadzenie konta i świadczenie usługi

Dane niezbędne do założenia konta, potwierdzenia adresu, udostępnienia funkcji i wykonania zamówienia przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy. Dotyczy to również wiadomości transakcyjnych, obsługi abonamentu i jego anulowania. Jeżeli użytkownik działa w imieniu organizacji, dane kontaktowe jej przedstawiciela przetwarzamy również na podstawie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze relacji z klientem.

Nagrania i dokumenty przetwarzamy zgodnie z poleceniem organizatora jako podmiot przetwarzający. To organizator ustala podstawę prawną dla danych uczestników i odpowiada za to, aby obejmowała nagrywanie, transkrypcję, opracowanie dokumentu i jego udostępnienie.

Faktury i obowiązki prawne

Dane niezbędne do wystawienia oraz przechowywania faktur VAT i dokumentacji rozliczeń przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych. Obowiązek ten może wymagać przechowywania danych po anulowaniu abonamentu lub usunięciu konta.

Bezpieczeństwo i obsługa roszczeń

Dane techniczne oraz informacje o zdarzeniach przetwarzamy w uzasadnionym interesie zapewnienia bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom, ustalania przyczyn problemów i ochrony roszczeń. Dziennik dostępu w planach Firma i Enterprise pomaga organizacji kontrolować dostęp do materiałów. Zakres danych powinien odpowiadać potrzebie ochrony usługi i użytkowników.

Odpowiedzi i ocena działania serwisu

Na wiadomości odpowiadamy w ramach obsługi umowy, działań przed jej zawarciem albo uzasadnionego interesu prowadzenia korespondencji. Informacje o źródle zapisu służą ocenie działania serwisu w naszym uzasadnionym interesie, z możliwością zgłoszenia sprzeciwu. Danych z nagrań nie wykorzystujemy do tego celu.

Które dane są potrzebne

Podanie adresu mailowego i danych niezbędnych do zabezpieczenia konta jest konieczne do jego prowadzenia. Dane rozliczeniowe są potrzebne do zamówienia abonamentu i wystawienia faktury VAT. Brak wymaganych danych może uniemożliwić założenie konta lub realizację zamówienia.

Przesłanie własnego nagrania jest dobrowolne, ale konieczne do przygotowania transkrypcji tego materiału. Zakres danych w pliku zależy od organizatora i uczestników. Nie wymagamy podawania w nagraniu danych, które nie są potrzebne do udokumentowania spotkania.

Kategorie podmiotów uczestniczących w usłudze

Do danych mogą mieć dostęp osoby upoważnione do obsługi serwisu, a w granicach swoich zadań także podmioty świadczące usługi techniczne i rozliczeniowe. Dostęp jest ograniczony do celu i zakresu potrzebnego do wykonania tych zadań.

• Dostawca rozpoznawania mowy przetwarza nagranie w celu przygotowania transkrypcji.
• Dostawca modelu językowego przetwarza treść potrzebną do przygotowania protokołu lub notatki.
• Dostawca poczty transakcyjnej przetwarza adres i treść wiadomości potrzebne do obsługi konta oraz komunikacji dotyczącej usługi.
• Dostawca infrastruktury i przechowywania danych zapewnia działanie serwisu i archiwum w zakresie objętym powierzeniem.
• Podmiot obsługujący rozliczenia lub księgowość otrzymuje dane potrzebne do wykonania tych zadań, bez dostępu do nagrań z tego tytułu.

Warunki powierzenia i podpowierzenia określają cel, poufność, bezpieczeństwo oraz obowiązki dotyczące danych. Enterprise obejmuje umowę powierzenia. Przed przekazaniem nagrań z danymi osobowymi organizator ustala warunki powierzenia, pisząc na [email protected].

Materiały udostępniane w zespole trafiają także do użytkowników uprawnionych przez organizację, a rozsyłany protokół do odbiorców wskazanych przez użytkownika. Organizator odpowiada za dobór tych osób i zakres udostępnionych informacji. Nagrania, transkrypcje i protokoły nie służą do trenowania modeli.

Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Przed powierzeniem nagrań organizator powinien otrzymać informację o miejscach przetwarzania i ewentualnym przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy w ramach uzgadniania umowy powierzenia. Nie należy zakładać, że wszystkie kategorie usług są wykonywane wyłącznie w tej przestrzeni.

Jeżeli realizacja usługi wymaga takiego przekazania, może ono nastąpić wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO, odpowiednio do państwa i odbiorcy, z oceną wymaganych zabezpieczeń. Informacje o tym, czy określone dane podlegają przekazaniu, podstawie takiego przekazania i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać pod adresem [email protected].

Jak długo przechowujemy nagrania i dokumenty

Nagranie przesłane do jednorazowego demo jest usuwane po przetworzeniu, a wynik pozostaje w sesji przez 24 godziny. Start obejmuje archiwum przez 12 miesięcy. Zespół i Firma zachowują tę funkcję. Enterprise pozwala wybrać okres przechowywania określony w umowie.

Nagranie i protokół można wcześniej usunąć jednym kliknięciem. Po upływie właściwego okresu retencji materiały są usuwane. Po zakończeniu powierzenia podlegają zwrotowi lub usunięciu zgodnie z umową oraz poleceniem organizatora, chyba że obowiązek ich zachowania wynika z przepisów. Usunięcie materiału nie oddaje godzin zużytych w okresie planu.

Organizator może ustalić krótszy okres potrzebny do realizacji celu i wcześniej usunąć materiały. Pobranie dokumentu tworzy kopię pozostającą pod kontrolą organizatora, a usunięcie pliku w Naradach nie usuwa kopii wcześniej pobranych lub wysłanych uczestnikom.

Jak długo przechowujemy pozostałe dane

Dane konta przechowujemy przez czas prowadzenia konta, a po jego zamknięciu tylko w zakresie i przez czas potrzebny do wykonania obowiązków prawnych lub ochrony roszczeń. Dane faktur i rozliczeń przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Korespondencję przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie przez czas uzasadniony jej charakterem oraz terminami roszczeń. Dane bezpieczeństwa i źródła zapisu przechowujemy tylko przez czas potrzebny do wskazanego celu, z uwzględnieniem konieczności wyjaśnienia nadużyć i ograniczenia zakresu danych. Nie przechowujemy ich bezterminowo tylko dlatego, że korzystanie z konta się zakończyło.

Dostęp i sprostowanie danych

Możesz poprosić o potwierdzenie przetwarzania, dostęp do danych i ich kopię oraz informacje o celach, odbiorcach i retencji. Możesz żądać sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych.

Usunięcie i ograniczenie przetwarzania

Możesz żądać usunięcia danych, gdy zachodzą przesłanki tego prawa, na przykład gdy dane nie są już potrzebne do celu. Usunięcie może nie obejmować danych, które nadal muszą być przechowywane na podstawie obowiązku prawnego lub są potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. W odpowiednich przypadkach możesz żądać ograniczenia przetwarzania.

Sprzeciw i przenoszenie danych

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją sytuacją. Rozpatrzymy go z uwzględnieniem podstaw dalszego przetwarzania. Jeżeli spełnione są przesłanki prawa do przenoszenia, możesz otrzymać dane dostarczone przez Ciebie w ustrukturyzowanym formacie lub żądać ich przekazania innemu administratorowi.

Wycofanie zgody i ochrona praw

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność przetwarzania dokonanego przed jego otrzymaniem. Możesz także skorzystać ze środków ochrony swoich praw przewidzianych w przepisach o danych osobowych.

Jak złożyć żądanie

W sprawach danych, dla których administratorem jest administrator serwisu narady.pl, napisz na [email protected]. Opisz, jakich danych i jakiego prawa dotyczy wiadomość. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ograniczone do niezbędnego zakresu. Nie wymagamy przesyłania hasła ani kodu logowania.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, w terminach wynikających z RODO. Jeżeli realizacja wymaga dodatkowych informacji albo przedłużenia terminu zgodnie z przepisami, informujemy o przyczynie. Odmowa realizacji żądania zawiera uzasadnienie.

W sprawie danych uczestnika w nagraniu zwróć się do organizatora będącego ich administratorem. Jeżeli zgłoszenie trafi do serwisu jako podmiotu przetwarzającego, pomagamy właściwemu administratorowi w jego obsłudze zgodnie z umową powierzenia. Nie zmieniamy samodzielnie protokołu organizacji na żądanie osoby, której uprawnienia wymagają sprawdzenia.

Kontrola dostępu i odpowiedzialność użytkownika

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka. Dostęp osób obsługujących usługę jest ograniczony do powierzonych zadań. Użytkownik odpowiada za poufność hasła i kodów, dobór członków zespołu oraz bezpieczeństwo pobranych dokumentów.

Firma i Enterprise obejmują role oraz dziennik dostępu. Enterprise obejmuje również logowanie jednokrotne SSO i uzgadniany okres przechowywania. Funkcje te wspierają zasady organizacji, ale nie zastępują określenia podstawy nagrania i poinformowania uczestników. Więcej opisuje strona bezpieczeństwa transkrypcji nagrań.

Rozpoznawanie mowy i decyzje dotyczące osób

AI rozpoznaje mowę i porządkuje treść dokumentu. Wynik może zawierać pomyłki i wymaga sprawdzenia przez użytkownika, w szczególności przed przypisaniem zadania lub zatwierdzeniem ustalenia. Serwis nie podejmuje na tej podstawie decyzji o osobach wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnie na nie wpływających.

Wyłącznie niezbędne pliki cookies

Serwis stosuje wyłącznie pliki cookies niezbędne do działania sesji, logowania i zabezpieczeń. Nie wykorzystuje cookies reklamowych ani cookies do śledzenia marketingowego. Z tego powodu nie wyświetla banera zgody na pliki cookies.

Niezbędne cookies są utrzymywane przez czas potrzebny do realizacji swojej funkcji. Część wygasa po zakończeniu sesji, a dane potrzebne do utrzymania bezpiecznego logowania mogą działać przez okres właściwy dla tej funkcji. Ustawienia przeglądarki pozwalają je usuwać lub blokować, lecz ich wyłączenie może utrudnić albo uniemożliwić korzystanie z konta.

Aktualizacja polityki prywatności

Polityka może zostać zmieniona, gdy zmieniają się przepisy, cele, odbiorcy lub sposób przetwarzania danych. Aktualna wersja jest dostępna na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących danych użytkownika informujemy w serwisie lub mailowo, odpowiednio do charakteru zmiany. Aktualizacja polityki nie zastępuje wymaganej podstawy prawnej nowego celu przetwarzania.

Warunki abonamentu, limitów planu, anulowania i braku zwrotów określa regulamin. Pytania o prywatność, retencję, odbiorców lub prawa do danych kieruj na [email protected].