Czy nagrania służą do trenowania modeli?
Nie. Nagrania, transkrypcje i protokoły klienta nie służą do trenowania modeli. Materiał wykorzystujemy do przygotowania transkrypcji i dokumentu zgodnie z poleceniem użytkownika.
Transkrypcja nagrań zgodna z RODO w Twojej organizacji
Transkrypcja nagrań zgodna z RODO łączy przygotowanie tekstu i protokołu dla organizacji, zwykle w kilka minut, z kontrolą celu nagrania, dostępu i przechowywania danych. Narady zapewniają funkcje do zarządzania materiałami, a organizator ustala podstawę przetwarzania i informuje uczestników przed rozpoczęciem nagrywania.
Nagrania i protokoły należą do klienta
Nagrania, transkrypcje i protokoły należą do klienta. Nie wykorzystujemy ich do trenowania modeli. Materiał przetwarzamy po to, aby rozpoznać mowę, uporządkować ustalenia i przygotować dokument zgodnie z poleceniem użytkownika.
W obsłudze usługi uczestniczą dostawca rozpoznawania mowy, dostawca modelu językowego i dostawca poczty transakcyjnej. Materiał spotkania służy do przygotowania wyniku, a poczta transakcyjna służy do obsługi konta i wiadomości związanych z usługą. Zakres powierzenia i udział podwykonawców opisuje umowa powierzenia.
Kontrola nad archiwum narad
Nagranie i protokół usuwasz jednym kliknięciem. Usunięcie materiału nie przywraca godzin zużytych w bieżącym okresie planu. Przed usunięciem możesz pobrać dokument, jeżeli potrzebujesz go w archiwum organizacji.
Start obejmuje archiwum przez 12 miesięcy, a Zespół i Firma zachowują tę funkcję. W Enterprise wybierasz okres przechowywania zgodnie z umową i zasadami organizacji. Okres retencji dobierz do celu dokumentowania spotkań, zamiast przechowywać materiały bezterminowo.
W jednorazowym demo własne nagranie jest usuwane po przetworzeniu, a wynik pozostaje w sesji przez 24 godziny. Zasady danych konta, rozliczeń i korespondencji opisuje polityka prywatności.
Role i dziennik dostępu w Firma i Enterprise
Plany Firma i Enterprise obejmują role oraz dziennik dostępu. Rozdzielasz pracę protokolanta, zatwierdzającego i czytelnika, a dziennik pomaga sprawdzić dostęp do materiałów. Przydzielaj uprawnienia według obowiązków danej osoby i weryfikuj je przy zmianach w zespole.
Plan Firma obejmuje też przestrzenie dla działów i budów. W Enterprise dostępne jest logowanie jednokrotne SSO, które pozwala korzystać z firmowego sposobu logowania.
Umowa powierzenia i odpowiedzialność organizatora
Dla danych uczestników przekazanych w nagraniu organizacja określa cel i podstawę przetwarzania, a administrator serwisu narady.pl przetwarza materiał na jej polecenie. Własne cele administratora serwisu, takie jak obsługa konta i rozliczeń, są opisane osobno w polityce prywatności.
Umowa powierzenia określa zakres danych, cel i czas przetwarzania, poufność, udział podwykonawców, obsługę praw osób oraz usunięcie materiałów. Enterprise obejmuje umowę powierzenia. Aby ustalić jej warunki dla organizacji, napisz na [email protected] przed przekazaniem nagrań z danymi osobowymi.
- Ustal, dlaczego nagrywasz spotkanie i na jakiej podstawie przetwarzasz dane uczestników.
- Ogranicz zakres nagrania do treści potrzebnych do udokumentowania narady.
- Poinformuj uczestników o nagrywaniu i sposobie wykorzystania materiału.
- Ustal osoby uprawnione do dokumentu i termin usunięcia materiałów.
Tekst do odczytania na początku narady
Nagrywamy tę naradę, aby przygotować transkrypcję i protokół z ustaleniami oraz zadaniami. Organizatorem nagrania i administratorem danych uczestników jest organizacja prowadząca tę naradę. Nagranie przekażemy do Narad w celu rozpoznania mowy i przygotowania dokumentu. Nagranie oraz protokół nie służą do trenowania modeli. Dostęp do materiałów mają osoby upoważnione przez organizatora. Informację o podstawie przetwarzania, okresie przechowywania i sposobie skorzystania z praw do danych przekazuje organizator. Pytania dotyczące nagrywania i swoich danych można zgłosić osobie prowadzącej przed rozpoczęciem nagrania.
Przed odczytaniem organizator podaje uczestnikom nazwę administratora danych, kontakt do niego, właściwą podstawę przetwarzania, okres przechowywania i pełną informację o prawach. Samo odczytanie tego tekstu nie zastępuje ustalenia podstawy prawnej ani pełnego obowiązku informacyjnego. Praktyczne kwestie opisuje tekst o nagrywaniu spotkań a RODO.
Poufne narady zarządu i zespołów
Kontrola materiałów ma znaczenie w biurze zarządu, sekretariacie, kancelarii i przy koordynacji budowy. Ustal osobno, kto może wgrać nagranie, kto sprawdza ustalenia i kto otrzymuje zatwierdzony protokół.
- Przygotuj informację dla uczestników i nagraj tylko potrzebną część spotkania.
- Wgraj plik i sprawdź transkrypcję, mówców oraz ustalenia.
- Zatwierdź dokument, udostępnij go uprawnionym osobom i usuń materiały zgodnie z okresem retencji.
Formaty nagrań do przetwarzania
| Format | Typowe źródło | Uwagi |
|---|---|---|
| MP3 | Dyktafon lub zapis rozmowy. | W demo do 3 minut i 25 MB. |
| M4A | Telefon. | W demo do 3 minut i 25 MB. |
| WAV | Rejestrator dźwięku. | W demo do 3 minut i 25 MB. |
| MP4 | Spotkanie wideo, także z Teams, Zoom i Meet. | Rozpoznawana jest mowa, w demo do 3 minut i 25 MB. |
Sprawdź protokół przed udostępnieniem
| Fragment transkrypcji | Fragment protokołu |
|---|---|
| Osoba prowadząca prosi o sprawdzenie dostępu do archiwum. Osoba administrująca zespołem potwierdza, że zrobi to przed kolejną naradą. | Ustalono przegląd dostępu do archiwum. Odpowiedzialna jest osoba administrująca zespołem, termin przypada przed kolejną naradą. |
Nagłówek, lista obecności, porządek, numerowane ustalenia i tabela zadań porządkują treść narady. Przed udostępnieniem sprawdź poprawność danych i usuń informacje, których odbiorcy nie potrzebują.
Abonament i kontrola dostępu
| Plan | Miesięcznie netto | Przy płatności rocznej | Miesięczny limit i osoby |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł. | 99 zł miesięcznie, 1 188 zł rocznie. | 20 godzin, 1 osoba. |
| Zespół | 449 zł. | 224 zł miesięcznie, 2 688 zł rocznie. | 80 godzin, do 10 osób. |
| Firma | 899 zł. | 449 zł miesięcznie, 5 388 zł rocznie. | 250 godzin, do 30 osób. |
| Enterprise | 1 799 zł netto | 10 788 zł netto rocznie, czyli 899 zł netto miesięcznie | 750 godzin nagrań, osoby bez limitu. |
Do cen doliczamy 23% VAT. Firma i Enterprise obejmują role i dziennik dostępu, a Enterprise dodatkowo SSO i wybór okresu przechowywania. Porównaj pełny cennik transkrypcji nagrań.
Czy mogę usunąć nagranie i protokół?
Tak. Nagranie i protokół możesz usunąć jednym kliknięciem. Usunięcie nie przywraca zużytych godzin i nie zastępuje osobnej realizacji żądania dotyczącego danych konta lub dokumentów rozliczeniowych.
Które plany obejmują role i dziennik dostępu?
Role i dziennik dostępu są w planach Firma i Enterprise. Enterprise obejmuje też logowanie jednokrotne SSO i wybór okresu przechowywania określony w umowie.
Czy muszę poinformować uczestników o nagrywaniu?
Tak. Przed nagrywaniem ustal podstawę przetwarzania i przekaż uczestnikom informację o celu, odbiorcach, retencji i prawach. Sama obecność na spotkaniu nie zastępuje ustalenia podstawy przetwarzania danych.
Uporządkuj dokumentowanie narad w organizacji
Dobierz plan do zasad dostępu i przechowywania dokumentów w swoim zespole.